Les erreurs à éviter dans un mail professionnel

Envoyer un mail est un moyen rapide de communication. Généralement, les professionnels ont recours à l’envoi des mails tous les jours. Cependant, dans l’excitation et la rapidité, certains ne font pas attention à ce qu’ils mettent dans le contenu. Dans le cadre du travail, ces erreurs peuvent être mal interprétées et cela crée des confusions donnant une mauvaise image à l’émetteur. Il est important d’être méticuleux dans l’écriture d’un mail professionnel. Voici quelques erreurs commis fréquemment pour que vous puissiez facilement les éviter.

1ʳᵉ erreur : Objet d’un mail professionnel 

L’objet d’un mail est le premier élément que voir le destinataire. Vous ne devez pas bâcler l’écriture ou le rédiger n’importe comment. Il doit avoir rapport avec ce que vous écrivez dans le mail. La première erreur à éviter est d’oublier l’objet d’un mail professionnel. Si le receveur est votre supérieur ou un collaborateur, le fait de ne pas apercevoir d'objet l’emmènera à ignorer votre mail. 

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Il y a ainsi des chances que ce dernier ne soit jamais lu. Vous devez faire attention à la formulation. Le mieux est que vous n’utilisez pas des phrases trop longues. Choisissez soigneusement vos mots. En voyant l’objet, le destinataire doit instantanément savoir ce qui se trouve dans votre message avant même de l’ouvrir. Il doit avoir une idée générale du contenu. Pour y arriver, aidez-vous de mots clés en rapport avec le mail.

2e erreur : les formules de politesse 

Les formules de politesse permettent au destinataire d’analyser votre respect. Vous devez adapter la façon dont vous écrivez le mail en fonction de ce dernier. Le langage approprié est tel qu’il faut éviter de mal rédiger les formules de politesse. En effet, la formule de politesse à la fin du mail est très importante. Vous ne devez pas commencer votre message professionnel par les formules familiales « cher/chère ». 

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Le mail professionnel doit commencer par un simple « Monsieur ou Madame » et par « Bonjour » dans le cas où il est destiné à un collègue. Pour la fin, il est mieux d’utiliser le terme « cordialement », en cas doute ou d’indécision. Cela passera dans toutes les situations et évitera de froisser votre receveur. Dans le cadre d’un mail professionnel officiel, préférez « salutations respectueuses » suivie de votre signature.

3e erreur : usage de smileys dans un mail professionnel 

Les smileys rendent les messages plus expressifs et plus chaleureux. Cependant, dans la rédaction d'un mail professionnel, ils n’ont pas vraiment leur place. Plusieurs personnes confondent les mails et les SMS. Le langage de ces deux types de messages sont très différents. Les SMS ont un côté familier qui est banni dans un mail professionnel. 

Cela pourrait donner une mauvaise image de vous au receveur. Dans la rédaction d'un mail professionnel envoyé à des collègues proches, il est permis d’utiliser les smileys. Lorsque le mail est adressé à un collaborateur, un client ou à un supérieur hiérarchique, il est fortement déconseillé de s’en passer. 

4e erreur : signature des mails professionnels 

Les données que comprend la signature en bas de l’email sont très utiles et renseignent sur vous. Ainsi, la signature de ce type de mail est constituée de votre nom, prénom, fonction, numéro de téléphone et d’autres informations à votre sujet. Ne prenez pas la mauvaise habitude de ne pas signer votre mail. En effet, la signature permettra au receveur de vous contacter si besoin. Vous pouvez même ajouter des liens, des logos ou des images pour avoir une signature esthétique.

5e erreur : rédaction d’un mail confus

En rédigeant votre mail, mettez-vous à la place du destinataire et pensez comme lui. C’est vraiment désagréable de se retrouver fasse à un mail trop long, mal rédigé, peu espacé ou carrément incompréhensible. Vous devez structurer votre contenu en débuter par les infos générales puis descendre vers ceux qui sont spécifiques.

C’est très essentiel, car le début du mail est la partie la plus lue. Ce faisant, l’interlocuteur aura toutes les informations avec fluidité et n’aura pas de mal avec la lecture. Pour la rédaction d’un mail professionnel, ayez recours à de courtes phrases concises.

 Préférez le gras ou le soulignement pour indiquer des passages importants. Cela attirera immédiatement l’attention du destinataire. Pensez à espacer, bien aérer et structurer le mail pour une meilleure lecture. C’est une marque de professionnalisme et de respect. Ne vous trompez surtout pas de destinataire en envoyant votre mail.