Pourquoi choisir un tampon électronique pour son entreprise ?

Le monde des affaires doit s'adapter à la tendance actuelle des nouvelles technologies au fur et à mesure que la recherche et le développement progressent. Par exemple, les cachets commerciaux sont un outil nécessaire à la gestion quotidienne des entreprises. Nombreuses d'entre elles ont pris la décision de se tourner aujourd'hui vers les cachets électroniques à cause de la sécurité. Quelles en sont les causes et pourquoi est-il nécessaire de commencer à les utiliser ? La suite de cet article apportera une réponse à ces interrogations.

Définition de tampon électronique 

Un tampon électronique est généralement utilisé pour simplifier à la fois l'organisation générale et le classement de nombreux dossiers. Un tampon manuel ou électronique pour les entreprises est acceptable.  Le principe du tampon électronique, également connu sous le nom de "cachet électronique d'affaires", est similaire à celui du tampon en caoutchouc classique. 

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La fonction première de cet outil est l'authentification de tous les fichiers numériques. Cela démontre aux clients, aux fournisseurs et aux partenaires que l'entreprise est authentique et complète. Vous vous demandez fermement s'il est concevable de falsifier ces cachets d'entreprise. Il faut savoir que les opérations malveillantes sur les cachets électroniques sont plus difficiles à réaliser grâce à l'horodatage.

Réglementation des cartouches électroniques

L'objectif de la régulation de ce nouveau système par l'eIDAS est d'augmenter et d'améliorer la confiance des utilisateurs dans la réalisation des transactions électroniques. Un certain nombre d'exigences doivent être remplies pour que le cachet soit réglementé. Par exemple, l'outil doit être lié à la personne qui l'a créé. 

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En outre, le cachet doit être lié aux données utilisées pour le créer afin que toute modification soit signalée et détectable. Il est important de noter que ce nouveau système est actuellement en cours de réglementation. Pour que vous n'ayez pas de problèmes, il veillera à respecter tous les facteurs essentiels.

Quels types de documents permettent le dépôt d'un cachet électronique ?

Sachez qu'un cachet commercial peut être déposé électroniquement sur divers documents, notamment des factures, des notes de frais, des diplômes, des plans, des bons de commande, et bien d'autres encore. Il vous appartient à votre tour d'évaluer vos besoins et de modifier la conception de vos cachets en conséquence.

Quels sont les avantages d'un cachet électronique pour les entreprises ?

Vous avez au moins trois avantages majeurs de l'utilisation d'un cachet électronique. Tout d'abord, cela permet à l'entreprise de réduire ses dépenses. Les documents peuvent désormais être authentifiés sans être imprimés, en réalité. En outre, le fait d'utiliser moins d'électricité et de papier contribue à préserver l'environnement, plus délicat que jamais aujourd'hui. 

En plus de cette action écologiquement responsable, le porte-clés électronique offre une sécurité de haut niveau. Grâce à lui, vous pourrez rassurer vos clients sur la légitimité de vos documents, et le risque de révocation se rapproche de zéro. La rapidité des tâches à accomplir et des transactions est un autre avantage. 

Les signatures de contrats peuvent être effectuées à distance, par exemple. Cela réduit considérablement la nécessité de se déplacer et les pertes de temps potentielles. Grâce à cet outil de pointe, les secrétaires peuvent accomplir de nombreuses tâches administratives plus rapidement et plus efficacement.

Qu'est-ce qui différencie la signature électronique d'un cachet électronique ?

Parce qu'ils semblent similaires, vous confondez souvent les signatures électroniques avec les cachets électroniques. Ils présentent pourtant quelques différences assez notables. En effet,le cachet électronique fait la part belle à l'automatisation, ce qui rend inutile toute interaction avec le créateur. Pour chaque transaction utilisant une signature électronique, l'intervention du signataire est nécessaire. Ce qui abuse le temps du signataire en question. La signature électronique offre beaucoup plus de sécurité que le cachet numérique, mais qui ne garantit que l'authenticité des documents. En réalité, elle sert à mesurer l'engagement du signataire.

En conclusion, les porte-clés électroniques d'entreprise offrent les mêmes caractéristiques que les tampons en bois et en tissu. Ils procurent des avantages aux entreprises qui les utilisent, car ils sont plus contemporains, plus pratiques et plus efficaces. Pour cette raison, il est crucial de commencer à les mettre en œuvre. De plus, les fabricants de ces outils seront à votre disposition pour vous livrer des tampons de haute qualité dans les meilleurs délais.

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